Le informazioni
che ti riguardano.

1. Titolare e contatti

Titolare in corso di conferma — raccolta non attiva. I dati identificativi saranno pubblicati dopo la conferma dell’organizzazione. Per esercitare i diritti o richiedere chiarimenti sul trattamento puoi scrivere a veneziahallowen@gmail.com, indicando il codice pratica se disponibile.

2. Dati trattati e minimizzazione

Il portale raccoglie nome e cognome del richiedente e dei partecipanti, recapiti del richiedente, tipologia di prenotazione, riferimento d’acquisto eventualmente disponibile, importo richiesto e informazioni utili alla verifica. Per il rimborso sono raccolti l’IBAN con intestatario, banca e filiale o sede bancaria, oppure l’email e l’intestatario dell’account PayPal.

Il codice fiscale e il telefono dei singoli partecipanti sono facoltativi all’apertura. I documenti identificativi e la tessera sanitaria non sono richiesti sistematicamente. Possono essere forniti solo quando necessari per una specifica verifica, con una motivazione. È preferibile usare la prova meno invasiva disponibile e oscurare i dati non pertinenti. Non sono richiesti dati sanitari. Una prova di acquisto può essere allegata facoltativamente.

Sono inoltre trattati lo storico della pratica, le comunicazioni, le registrazioni dei rimborsi eseguiti e i dati tecnici strettamente necessari alla sicurezza del servizio. I riferimenti di acquisto sono autocertificati e non vengono verificati automaticamente tramite il sistema dell’evento.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati sono utilizzati per ricevere e verificare la richiesta, contattare il richiedente, gestire il rimborso e le eventuali integrazioni. Il trattamento necessario a tali attività si fonda sull’esecuzione del rapporto contrattuale e delle misure richieste dall’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b). Gli adempimenti contabili o altri obblighi effettivamente applicabili sono svolti ai sensi della lettera c). I controlli proporzionati contro richieste duplicate o non dovute, la sicurezza del servizio e la tutela dei diritti si fondano sul legittimo interesse del titolare ai sensi della lettera f), nel rispetto dei diritti degli interessati.

La conferma di lettura dell’informativa non costituisce consenso a finalità commerciali. I dati non vengono usati per marketing. Le richieste sono esaminate da persone autorizzate; non vengono adottate decisioni con effetti giuridici basate unicamente su un trattamento automatizzato.

4. Conferimento e dati di altre persone

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari a identificare la richiesta, contattare il richiedente e individuare la destinazione del rimborso. La loro mancanza può impedire la gestione della pratica tramite il portale. Gli allegati facoltativi non sono una condizione generale per aprire una richiesta. Se una specifica prova diventa necessaria, l’operatore ne indica la ragione e valuta alternative appropriate.

Chi presenta una richiesta per una lista o per un voucher VIP deve avere titolo a trasmettere i dati degli altri partecipanti, informarli del trattamento e rendere loro disponibile questa informativa. Non inserire dati eccedenti rispetto alla prenotazione e al rimborso.

5. Destinatari e strumenti

L’accesso è consentito esclusivamente agli amministratori e agli operatori autorizzati per le rispettive mansioni. Possono trattare dati i fornitori tecnici del servizio e, ove necessario, consulenti o soggetti tenuti per legge, con gli incarichi e gli obblighi previsti dalla normativa. Il portale è ospitato sulla VPS IONOS indicata dall’organizzazione. I dati necessari all’esecuzione del rimborso sono comunicati alla banca o a PayPal, secondo il canale prescelto e le relative informative.

Il titolare deve verificare i contratti con i fornitori, i luoghi di trattamento e le eventuali garanzie per trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo. La sola presenza del portale su una VPS non dimostra la localizzazione di tutti i trattamenti. Le email transazionali utilizzano il fornitore SMTP configurato dall’organizzazione, quando disponibile.

6. Conservazione e contestazioni

I dati delle pratiche restano disponibili per la gestione del rimborso e delle contestazioni. Alla chiusura si avvia una revisione entro 180 giorni per rimuovere i documenti identificativi non più necessari; la cancellazione è manuale e sospesa in presenza di contestazioni o obblighi di conservazione. I soli dati contabili e le prove dei pagamenti seguono i termini di legge applicabili al titolare. I backup operativi vengono conservati per 30 giorni.

Le copie di sicurezza sono soggette a rotazione e ad accesso riservato; i dati eliminati dal sistema attivo possono rimanervi fino alla normale sostituzione del backup. Le richieste di cancellazione vengono valutate considerando anche gli obblighi e le esigenze di tutela applicabili.

7. Sicurezza e documenti

Il servizio utilizza HTTPS, credenziali amministrative, controlli di autorizzazione, limiti ai tentativi di accesso, protezione degli invii, registrazione delle attività e backup. Coordinate di pagamento, codice fiscale, telefoni e allegati sono cifrati nell’archivio applicativo. I documenti sono conservati in uno spazio privato e possono essere consultati soltanto attraverso accessi autorizzati.

Le ricevute e i collegamenti per integrare una pratica sono riservati: conserva il codice e il link senza pubblicarli o inoltrarli a soggetti estranei. Il portale rimborsi utilizza un database autonomo e non legge né modifica ordini, QR o database del sito dell’evento.

8. Diritti e reclamo

Nei casi previsti dagli articoli 15–22 del Regolamento puoi richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, nonché opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. L’esercizio di un diritto è valutato secondo le condizioni di legge e può essere limitato quando il trattamento rimane necessario per un obbligo o per la tutela di diritti. Per verificare l’identità viene richiesta solo la prova proporzionata e necessaria.

Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente. Il testo del Regolamento è disponibile su EUR-Lex.

9. Cookie essenziali

Il portale utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari alla sessione, alla protezione degli invii e all’accesso amministrativo. Non sono previsti cookie pubblicitari, profilazione o strumenti di analisi di terze parti. Il servizio non carica caratteri o immagini da reti pubblicitarie.